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安徽省科学技术研究档案管理办法
发布时间:2016-12-25     浏览次数::167

安徽省科学技术委员会安徽省档案局关于印发《安徽省科学技术研究档案管理办法》

(试行)的通知

 

皖科办字86348     1986年11月28

 

各行署、市、县科委、档案局,省直各专业主管厅、局、大专院校、各科研所(院):

现将《安徽省科学技术研究档案管理办法》(试行)印发给你们,请结合本地、本单位科研档案管理的实际,认真研究试行。在试行过程中,有什么问题和意见,请及时报告省科委和省档案局(此件请各单位自行印发至所属各科研所(院)、医院、厂矿企业、事业单位)。

 

附件:《安徽省科学技术研究档案保管期限表及其说明》

 

安徽省科学技术研究档案管理办法

(试行)

 

第一章 总 

第一条 为了加强我省科学技术研究档案(以下简称科研档案)工作,充分发挥科研档案在社会主义现代化建设中的作用,推动科学技术进步,促进经济建设的发展,根据《科学技术档案工作条例》和《科学技术研究成果管理办法》,特制定本办法。

第二条 科研档案是科技档案的一个组成部分。科研档案是指在自然科学技术研究(含基础研究、应用研究和试验发展研究)活动中形成的、具有归档保存价值的文字材料、计算材料、实验数据、图纸、图表、照片、录相、录音带和样品等科研文件材料。

第三条 科研档案是科研和技术活动的历史记录,是科学技术资源储备的一种形式,是发展现代科学技术和继续进行研究工作的必要条件和依据,是党和国家的宝贵财富,必须实行集中统一管理的原则,确保科研档案的完整、准确、系统和有效地开发利用。

第四条 科研档案工作是科研管理的重要组成部分,是科研工作的重要环节。各级科技管理部门和各科研所(院)、大专院校、医院、厂矿等企业、事业单位(以下简称各单位),都应将科研档案工作纳入科研管理体系、管理制度、科研程序的计划中去。

科研工作和建档工作实行“四同步”管理:即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。

第五条 各单位应把科研档案工作列入本单位的发展计划,在经费、库房、设备、编制等工作条件上给予支持,每年从科研经费中拨出一定数额作为科研档案工作经费。

第二章 科研档案工作管理体制和科研档案人员

第六条 科研档案工作实行按专业分级管理。

安徽省档案局统管全省科研档案工作;安徽省科委设立必要的档案机构,负责本机关和直属单位的档案工作,集中管理省级以上重要科研档案,协助省档案局做好全省科研档案的管理工作。

省直各有关厅局和各级科委,应在各级档案局的统管下协助档案部门做好本系统和本地区科研档案的管理工作。

有关科研计划管理、课题管理、成果管理部门和档案管理部门要密切配合,各负其责,共同做好科研档案的管理工作。

省属科研单位和高等院校设立相应的档案机构、配备专职人员,管理科研档案;省辖市、地、县所属的科研部门和有关单位设立适当的档案机构或配备专、兼职人员,管理科研档案。

各级科委、专业主管机关和科研所(院)等单位的科研档案工作,由主管科技工作的负责人分工领导。

第七条 各科研档案机构的基本任务

1、贯彻国家有关科技档案工作的方针、政策、条例和法规。制订本系统本单位的管理制度、实施细则;

2、协助科研人员做好科研文件材料的形成、积累和立卷归档工作;参与本单位的科研计划管理、课题管理、成果管理、科研项目的鉴定和科研档案的检查验收工作;

3、做好科研档案的收集、整理、保管、统计、鉴定和安全保密工作,维护本单位和科研人员的知识产权。

4、积极开展利用本单位的科研档案,充分发挥其作用。

5、按规定,向上级有关档案部门移交科研档案。

第八条 科研档案人员的条件

1、科研档案人员应具有较高的政治思想水平、业务素质和相当中专以上文化程度,能胜任本职工作。科研档案人员要保持相对稳定;

2、科研档案人员的专业技术职务可分别不同情况,聘任工作技术和有关的专业技术职务,或档案专业职务;

3、科研档案人员要努力学习马列主义、毛泽东思想,认真执行国家的方针、政策,热爱本职工作,刻苦钻研业务,学习现代管理知识,不断提高工作能力和业务水平。

4、科研档案人员要恪守工作纪律和职业道德,严守党和国家的机密,积极主动地做好本职工作;

5、主管部门和各单位,对政治思想好,责任心强,有创新精神,并在工作中取得显著成绩和科研档案人员,应按有关规定给予表彰和奖励。对工作失职,造成损失者,应给予适当处分。

第九条 各级科委和档案管理部门、主管部门和有关单位,要将科研档案工作列入领导议事日程,定期进行检查。检查的内容有:

1、分管领导、机构、人员、设备、经费等落实情况;

2、科研档案纳入科技管理和科技档案建档与科技管理工作“四同步”的情况;

3、科研项目的文件材料归档情况;

4、档案集中统一管理、保管和制度建立与执行情况;

5、科研档案开发利用情况。

第三章 科研文件材料的形成、积累和归档

第十条 各单位要把科研文件材料的形成、积累、整理、鉴定、归档和归档后的修改、补充、校核等工作作为科研管理的组成部分,纳入有关部门和科技人员的职责范围,并作为考核的内容之一。

第十一条 科研文件材料的形成,贯穿于科研活动过程的始终。主管科研工作的领导或项目(课题)负责人,在下达或接受任务时,应提出形成科研文件材料的要求。科研项目的确定、更改、撤销或完成,都必须有文字凭证(如任务书、任务撤销或调整通知书、成果鉴定书等)。

第十二条 科研文件材料的积累。每个科研项目都应有科研文件材料专用袋,在项目进行过程中所形成的文件材料,应及时登记,交项目负责人或指定专人保存。

第十三条 科研文件材料的整理和鉴定。科研项目(课题)完成或告一段落后,必须将所形成的文件材料进行系统整理和鉴定,组成保管单位(卷、册、袋、盒),确定保管期限,注明密级。

第十四条 研究单位承担科研项目所形成的科研文件材料归档范围:

1、专题报告、调研报告、计划任务书、方案论证材料及评审意见、审批文件;

2、协议书或技术合同;

3、实验、分析、测试等原始记录、整理数据、图表、照片、图纸;

4、计算材料、工作手册、会议记录;

5、设计文件,工艺流程、配方、技术、规范、技术说明;

6、阶段报告、技术报告、专题总结;

7、研究报告、论文、专著及讨论记录;

8、实物、样品、标本、照片等目录材料;

9、科技成果报告表和成果评价、推广应用情况、信息反馈材料及专利、奖励的申报和审批材料;

10、鉴定(评审)材料(包括申请报告、鉴定大纲、鉴定记录、鉴定证书):

11、经费预算、决算材料;

12、学术活动及专业会议材料;

13、其他技术性文件材料;

14、有关来往文书及管理性文件。

第十五条 各级科研管理部门形成的科研文件材料归档范围:

1、计划任务书;

2、技术合同或协议书;

3、批准文件;

4、经费预、决算;

5、阶段报告、专题总结报告;

6、年度计划执行情况报表等。

凡获得科研成果和奖励的项目,除上述文件材料应归档外,还应包括下列内容:

①《科学技术研究成果报告表》;

②技术鉴定书(或评审证书、验收合格证明、检测合格证明等);

③科研成果鉴定所必须的技术资料(研究试验报告,调查、考察报告,学术论著等);

④成果奖励申报材料和审批材料;

⑤应用技术成果的推广、应用方案等材料;

⑥主要研制人员登记表。

第十六条 科研文件材料的归档要求:

1、实行由科研课题(项目)负责人主持立卷归档的责任制。每项科研项目(包括中断或取得负结果的项目)完成或告一段落,加以系统整理,并填写《科研课题档案归档说明书》(附表一),经审查验收后归档;

2、归档的科研文件材料,都必须做到书写材料优良,格式统一,字迹工整,图样清晰、装订整洁,审查手续完备;

3、科研文件材料的归档和报送份数。研究单位承担科研项目所形成的科研文件材料原件归档一份,根据需要可复制若干份。几个单位承担的项目,其科研文件材料的立卷和归档由主持单位负责,协作单位只保存本单位承担任务的有关材料,如确系涉及协作单位或该单位科技人员的合法权益,应在协议书或委托书中明确科研文件材料归档和归属,协作单位应将承担项目的档案目录提供主持单位。凡承担国家和重点科研项目的单位,按照本《办法》第十四条的要求,上报省科委一套;凡拟申报为省级以上重大科研成果和授予奖励的项目,按照《安徽省科委关于科学技术研究成果管理实施办法》第七、八、九条和《安徽省科学技术进步奖励暂行规定实施细则》规定的程序、份数,上报省科委。

4、科研文件材料的归档时间,可根据科研活动的进度和工作需要,分为随时归档和定期归档两种。

5、科研文件材料归档后的保管期限,一般分永久、长期和短期三种。

第十七条 科研单位撤销时,其档案经整理后由主管部门负责接收并办理移交手续。

第十八条 各单位对每个科研项目进行鉴定、验收时,应通知本单位档案部门参加,对归档的科研文件材料加以审查验收,并填写《科研课题档案审查报告》(附表二)。科研文件材料不完整的项目不算完成任务,成果不予验收。

凡重点科研项目鉴定、验收,按照专业分级管理的原则,其档案应由相应的档案管理部门审查验收。

凡上报登记的评审奖励科研成果时,要同时上报档案部门证明材料,即填写《获奖项目科研课题档案检查验收证明》(附表三)。各单位档案管理部门,对已获得奖励或正在上报的科研成果,如发现其档案不符合要求,有权建议有关部门推迟或撤销该项成果的奖励。

第四章 科研档案的整理、保管和鉴定

第十九条 科研档案的管理,要按照专业特点和有关规定,对接收的科研档案进行科学分类、编目、登记、统计和必要的加工整理,并创造条件,逐步改善档案管理手段。

第二十条 科研档案一般按项目和专题分类,以保持其内在联系。在一个单位内,同类型的科研档案分类方法应该一致。

代字应统一使用汉字或汉语拼音字母,代号统一使用阿拉伯数字。

底图、蓝图和文字材料的编号应统一。

第二十一条 各单位必须建立图纸更改、补充、审定制度。凡需更改、补充档案材料,均应经过报批手续,不得任意更改。

第二十二条 认真贯彻《安徽省科学技术保密试行细则》,建立利用、销毁科技保密档案制度。科技保密档案应准确标明密级(一般分绝密、机密、秘密三种)。凡上级批准解除或降低密级的保密档案,要及时调整,以扩大利用和交流范围。

第二十三条 科研档案管理机构要制定借阅制度。科研档案一般应在指定阅览室查阅,需要借出时,须经本单位领导批准。外单位借阅档案材料应持单位介绍信,按密级、等级和批准权限履行借阅手续。使用保密档案的单位和人员应承担保密责任。

第二十四条 定期做好科研档案的鉴定工作。鉴定内容一般有:

1.是否仍有保存价值;

2.调整保管期限;

3.调整档案密级。

鉴定工作要在主管科研工作负责人或总工程师领导下,由有关科技人员和科研档案管理人员组成鉴定小组,根据本单位科研档案保管期限表和有关保密规定进行。

第二十五条 科研档案的鉴定方法是直接鉴定档案内容,鉴定后要提出鉴定报告。凡须销毁的档案,应造具清册,经单位领导人批准,报上级主管机关备案。销毁档案时,应指定监销人,防止失密。

第二十六条 保管科研档案必须有专用库房和必要设备。要有防火、防盗、防晒、防虫、防尘、防潮和防高温等安全措施。

第二十七条 建立登记、统计制度,对科研档案的收集、整理、移交、保管、利用效果、销毁等进行登记和统计。

第五章 科研档案的开发利用

第二十八条 各单位要积极开发利用档案信息资源,在不违背技术有偿转让和专利保护原则下,要面向社会,为经济建设、科技进步和技术市场服务。

第二十九条 加强横向联系,建立科研档案目录中心,交流科研档案信息,逐步实现科研档案资源共享。

第三十条 加强科研档案的信息加工工作。编制目录、简介、文摘等各种检索工具,编撰汇编、手册、史料等各种资料。改变服务方式,搞好咨询服务工作。

第六章 附  则

第三十一条 本办法适用于各科研单位、专业主管机关和大学、医院、厂矿等企事业单位形成的科研档案。对于为科学研究服务的仪器设备、基建工程形成的档案,可按上述档案管理方法进行管理。

第三十二条 各单位应根据《科学技术档案工作条例》和本《办法》,制定本单位的实施细则。

第三十三条 本《办法》自颁发之日起实行,原《关于加强科学技术研究档案管理的暂行规定》即行作废。