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安徽省科学技术厅档案管理办法
发布时间:2016-12-22     浏览次数::302

第一章  总 则

第一条  为规范安徽省科学技术厅(以下简称省科技厅)档案工作,进一步强化厅内各门类档案管理,更好地为全厅工作服务,依据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《科学技术档案工作条例》、《安徽省档案条例》等有关规定,以及中央、省有关加强和改进新形势档案工作有关文件精神,结合省科技厅实际,特制定本办法。

第二条  本办法所称档案,是指省科技厅开展的各项工作和活动中形成的对党和国家、社会及省科技厅机关具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的历史记录。

第三条  本办法适用于省科技厅机关各处室、直属各单位的档案工作。

第四条  省科技厅系统全体工作人员应明确档案工作的法律地位和法律责任,增强档案意识和依法治档观念。档案管理人员应树立无私奉献精神和开拓进取精神,不断加强自身修养,努力提高政治思想水平和业务能力。

第五条  省科技厅机关档案由分管厅长负责,各直属单位应明确一位负责人分管,将档案工作列入议事日程和各项计划,依法为档案管理提供必要的专用库房、仪器设备和足额经费;将数字档案馆(室)建设列入信息化建设整体规划,从人力、财力、物力上统筹安排,切实推进档案存储数字化和利用网络化。

第六条  省科技厅各处室应明确一名兼职档案员,负责本处室档案工作,省科技档案馆(以下简称“档案馆”)负责业务指导和档案集中统一管理。

 

第二章  省科技档案馆基本任务

第七条  省科技档案馆的基本任务是:

(一)贯彻执行国家和省有关档案工作的法律法规、方针政策,综合规划全厅档案工作。

(二)拟订省科技厅档案工作规章制度,并负责贯彻落实。

(三)负责收集、整理、鉴定、统计、保管省级科技计划项目、科技成果等科技业务档案和厅机关文书、财会、基建、声像、图片等各类档案及有关资料。

(四)编制档案检索工具,开展重要科技文件汇编、科技工作年报、各种专题目录、全宗指南、组织机构沿革、大事记等编研工作,开发档案信息资源。

(五)负责建设完善省科技厅数字档案馆,组织开展传统载体档案数字化加工和电子文件归档工作。

(六)开展档案的开放和利用工作。

(七)组织开展省科技厅系统档案人员的业务培训。

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能。

(九)负责接收管理省科技厅机关撤销单位的全部档案。

(十)对省科技厅所属机构的档案工作进行监督和指导。

(十一)承担省科技厅、省档案局交办的其他工作。

 

第三章  文件材料的形成和归档

第八条  省科技厅机关在各项重要工作活动中形成的具有凭证、查考、保存价值的各门类和载体的文书材料和科研材料(包括收发文电及未经收发登记的各种文件材料),均应由承办部门在规定时间交档案馆集中统一管理,任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。

第九条  归档范围

(一)省科技厅组织或委托组织的登记、鉴定以及获奖的省级以上科技成果档案。

(二)省科技厅或科技部立项,由省财政资金拨款支持的各类科技计划项目档案。

(三)省科技计划项目(课题)呈交的科技报告,包括:项目(课题)年度报告、中期报告及验收(结题)报告;项目(课题)实施过程中产生的实验(试验)报告、调研报告、工程报告、测试报告、评估报告等蕴含科研活动细节及基础数据的报告。

(四)本省申请并经中国专利局公告或授权的专利技术档案。

(五)上级机关有关科技方针政策、重大科技举措、重要科技会议、重大科技活动等形成的文件材料,以及省科技厅在党务、政务工作中形成的文书、会计、基建、声像档案。

(六)本省获国家级科技奖励,以及本省参加国家重要科技会议、重大科技活动、实施国家科技计划项目(课题)等形成的具有保存价值的文书、声像档案。

(七)本省(包括中央驻皖单位、外籍华人以及中国籍的外国人)优秀科技专家科研活动、生平材料。

(八)其它重大科技专题和重要科技活动的系列档案。

第十条  归档内容

各门类档案归档依据国家、省有关规定,由档案馆会同档案产生部门确定具体归档文件材料内容。

第十一条  归档时间

根据科技项目的进度和科技管理工作实际,可分为随时归档和定期归档两种。

(一)随时归档

1、科技成果奖励档案归档时间:在项目完成评审后3个月内由项目评奖部门移交给档案馆。

2、省科技计划项目(课题)呈交的科技报告以及财会、声像等档案归档时间:根据相关处室(单位)要求,不定时移交给档案馆。

(二)定期归档

1、省科技厅组织或委托组织鉴定的科研项目档案、成果登记档案归档时间:科研项目鉴定和成果登记工作结束后的次年初,由负责项目鉴定和成果登记的部门按年度移交给档案馆。

2、科技计划项目档案归档时间:每年1月中旬,档案馆主动协助机关各职能处室,清理和汇总上年已验收项目档案,并于1月底完成上年度归档计划项目档案的移交工作。

3、文书档案归档时间:省科技厅每年形成的文书档案,于次年一季度移交档案馆。

4.基本建设类文件应在项目竣工验收前归档。

5.会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管一年后向档案馆移交。

(三)特殊载体文件归档时间

1.声像、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档,或与相应内容的纸质载体归档时间一致。

2.电子文件逻辑归档宜定时进行,物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。

第十二条  归档要求

(一)省科技厅实行档案材料形成单位(部门)、课题组立卷的归档制度。各部门兼职档案人员应按照规定将文件收集齐全后向档案馆移交。

(二)归档的文件应完整、准确、系统,其制成材料应有利于长久保存。

(三)归档的文件应为原件。

(四)非纸质文件应与其文字说明一并归档。

(五)移交归档必须办理档案移交手续,填写档案移交清册表,经移交、接收双方确认无误后,方可归档。

 

第四章  档案的整理与保管

第十三条  档案馆负责对归档的各类档案进行规范整理,保留一套完整的纸质档案,同时编制目录、简介、文摘等各种检索工具,组织开展数字化加工,分门别类建立档案数据库,便于及时查询、统计和利用。

第十四条  档案按全宗进行分类、组卷、排列和编目。

第十五条  接收进馆的档案,应按照其内容和载体的不同制定分类方案。分类保持前后一致,不能随意变动。

第十六条  省科技厅机关文书档案采用“年度—机构—保管期限”的分类方法。科技档案一般按“年度—专题(计划)—项目”的分类方法,以保持其内在联系。

第十七条  代字应统一使用汉字或汉语拼音字母,代号统一使用阿拉伯数字。

第十八条  底图、蓝图和文字材料的编号应统一。

第十九条  全宗内的案卷目录,应按时间顺序排列并编号,检索工具集中专柜保存,并在档案库房内绘制案卷存放示意图表。

第二十条  档案库房管理,必须做到防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防光、防高温、防尘,并进行定期(每年12次)检查核对;非档案馆工作人员未经许可不得随意进入档案库房。

 

第五章  档案的利用与保密

第二十一条  省科技厅机关各处室(单位)需要利用本部门档案材料,可直接到档案馆办理调档手续;若需利用其它部门档案,须经立卷单位书面同意后方可查阅。

第二十二条  省科技厅以外单位和个人利用档案,必须持所在单位介绍信及省科技厅机关有关部门的介绍函件(注明利用目的和内容),其中涉密档案还须厅负责人审批后方可调阅。厅外单位人员一般不得借出档案,需要复印卷内文件时,档案馆视内容密级遵循相关规定处理。

第二十三条  查阅档案一般在档案馆内进行,需借出的案卷原则应于当日归还。

第二十四条  凡来档案馆调阅档案者,均须按规定办理利用手续,并填写《借阅档案登记表》,利用完毕后,由利用者如实填写《档案利用效果登记表》,并及时反馈档案馆。

第二十五条  档案利用者应确保档案的安全、保密和完整,不得转借、勾画、涂改、拆散、抽换和擅自复制。如需复制、摘录,须办理批准手续

 

第六章  档案的统计与鉴定

第二十六条  应及时、准确地对档案的接收、移出、保管、利用、销毁以及档案设备等方面的情况进行登记、统计,并编制统计年报,定期汇总上报省档案局。

第二十七条  档案鉴定应成立鉴定小组,鉴定小组在省科技厅分管负责人领导下,由档案馆和有关业务处室(单位)共同组成。

第二十八条  定期做好档案鉴定工作,档案鉴定根据本单位档案保管期限表和有关保密规定进行。鉴定内容一般应包括:是否有保存价值;是否需要调整保管年限;是否需要调整档案密级。

第二十九条  对超过保管期限的档案,由档案鉴定小组提出存毁意见。

第三十条  销毁档案应登记造册,报省科技厅负责人批准后,由两人在指定地点监销。监销人应在销毁清单上签字,并注明年、月、日。销毁清单应立卷归档,永久保存。

未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

 

第七章  附 则

第三十一条  一旦因人为因素,出现档案丢失、损毁和泄密等情形,将视情节轻重依《档案法》、《保密法》相关规定及《档案管理违法违纪行为处分规定》(监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局令第30号,2013222日公布)予以处理

第三十二条  本办法自发布之日起施行。